會展預算是會展前期管理的一部分，必須結(jié)合辦展(參展)具體目標，有計劃、有步驟地進行。經(jīng)驗表明，在參展前、展會中、展會后，分別投入“寫,25%,10%的精力，將獲得最好的會展效果。
首先，明確辦展(參展)的具體目標。如實現(xiàn)成交額5億美元，參觀人數(shù)達到1萬人，樹立參展企業(yè)的形象，等等。在明確具體目標的基礎(chǔ)上，才能著手制定會展預算，只有能實現(xiàn)會展目標的預算才是合理的、成功的預算。
第二步，收集信息。有三類信息需要收集:過去的預算數(shù)據(jù)、會展的商品的最新價格信息、通貨膨脹的相關(guān)信息。其中，要注意通貨膨脹的信息，因為預算制定離會展正式舉辦有一定的時間間隔，對可能的物價上漲做未雨綢繆的準備，可以保證會展經(jīng)費充足。
第三步，擬訂預算。在以上三類信息的基礎(chǔ)上，對需要支出的各種費用和可能取得的各項收入進行詳細的列表分析，根據(jù)總預算作必要的調(diào)整，可以制定出相對精確的預算，來指導會展工作。
第四步，公布預算，征求意見。預算草案成形后，要征求各方的意見，有幾個原則要注意:一是選定一個人負責全部直接開支，明確費用標準和使用的權(quán)限及范圍，交代清楚展出目標和預算額，向全體籌備人員說明;二是不輕易改變授權(quán)，也不輕易改變被授權(quán)人的決定;三是不要保密，要將預算限額告知有關(guān)的人員，包括外部的承包商。參考各方的意見，可以使預算更加合理。
第五步，修正預算。由于預算是通過估計制定的，難以保證準確，需要不斷地調(diào)整。一個耗資不菲的會展，其預算至少每兩個月要檢查一次，發(fā)現(xiàn)問題就及時進行調(diào)整，使之符合實際情況和需要。必須說明的是，改變預算是很正常的，但任何改變都應(yīng)有充分的理由。如果理由成立，即使會造成額外的開支，甚至損失，都要堅決改變。最好的方法是仔細調(diào)研、認真核算、周密安排。而且，要注意的是，改變預算的時間離會展開幕日期越近，可能產(chǎn)生的額外費用就越高。
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