招展是展覽籌備的一項(xiàng)極其重要的工作，確保在展覽開幕前完成展覽展示的各項(xiàng)招展任務(wù)，是保證展覽按期舉行的重要前提條件。因此，加強(qiáng)對招展進(jìn)行時間管理，是確保展覽招展效率的有效手段。招展時間管理的內(nèi)容就是要求展覽招展的起動時間安排要合理，招展時間安排要充足，招展進(jìn)度要密切監(jiān)控，重點(diǎn)招展時機(jī)要有效把握。
圓滿地完成招展任務(wù)，招展工作就必須符合滿足時間性要求。招展工作的時間性要求：
1.規(guī)劃符合參展產(chǎn)品、產(chǎn)銷期特點(diǎn)的展期
不同行業(yè)的產(chǎn)品都有其最佳銷售時間的特點(diǎn)，買方市場也有所謂的銷售“旺季”與“淡季”之分。因此，要做好提高參展商的熱情與買家邀請服務(wù)，就必須充分考慮相對集中和固定產(chǎn)銷時間來規(guī)劃展期。展覽的展期時間原則上要與展覽展示題材所在行業(yè)產(chǎn)品與產(chǎn)銷時間的特點(diǎn)相適應(yīng)，從而達(dá)到調(diào)動企業(yè)參展的積極性，為招展工作的順利進(jìn)行創(chuàng)造良好條件。
2．安排合理的招展啟動時間
參展商對年度營銷、產(chǎn)品推廣和企業(yè)形象廣告都有具體的安排時間規(guī)劃，充分研究行業(yè)營銷工作的特點(diǎn)，科學(xué)地將招展啟動時間安排與參展商的營銷時間規(guī)劃相吻合，就有可能使展覽展示進(jìn)入目標(biāo)參展商的視野，參展企業(yè)在制定營銷計(jì)劃時統(tǒng)籌規(guī)劃參展計(jì)劃，方便目標(biāo)參展商在不增加年度營銷預(yù)算的情況下做出參展的決策。
3．預(yù)留充裕的招展時間
成功的招展時間策劃，要充分考慮目標(biāo)參展商對參展時間的要求，為展覽招展預(yù)留充足的時間。因?yàn)槟繕?biāo)參展商從獲得展覽舉辦的捎息到逐步認(rèn)識展覽所有信息并最終確定參展需要時間過程。舉辦多屆的展覽，如一年春秋兩屆的廣交會，招展時間相對會較短。既便是品牌展覽，展覽的招展工作也不能拖延，否則，招展的有限時間源將會耗盡，招展任務(wù)難以如期完成。為贏得盡可能多的招展時間，多數(shù)的展覽組織機(jī)構(gòu)利用展覽展期就廾始了下屆展覽的招展工作，如在展覽現(xiàn)場設(shè)立“招展辦”，進(jìn)行現(xiàn)場招展并在相關(guān)的網(wǎng)站上發(fā)布下屆展覽的招展信息。
4．把握重點(diǎn)招展時間
新的展覽項(xiàng)目，因目標(biāo)參展商對展覽的認(rèn)知有限，展覽需涌過大量的宣傳推廣活動才會提升目標(biāo)參展商對其的認(rèn)知，展覽招展的效果才會有所起色。因此，新展覽的“招展黃金時間”涌常會在展覽招展工作的中后期。例如，展期安排在11月份，重點(diǎn)招展時間會在7一9月份這一時間段，這個時間段對展覽招展而言最為關(guān)鍵，簽約最多，客戶響應(yīng)程度最高。如未能利用好這一有效的時間段招展，對展覽如期舉行將構(gòu)成很大威脅。對成功舉辦多屆的展覽而言，有兩段重點(diǎn)招展時間：1.展覽招展的中后期；2．展覽現(xiàn)場招展期。展覽現(xiàn)場招展由于目標(biāo)參展商密集程度高，招展成本低，效率與效果都非常好，品牌展覽利用展覽現(xiàn)場往往能成功為下屆展覽完成50％以上的招展任務(wù)。
5．密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度
展覽招展工作啟動，負(fù)責(zé)展覽展示營銷的相關(guān)人員就需密切監(jiān)控展覽的招展進(jìn)度，及時了解在招展過程中出現(xiàn)的各種信息與目標(biāo)參展商反饋的需求情況，針對展覽市場環(huán)境與變化迅速應(yīng)對，及時動態(tài)地調(diào)招展策略，調(diào)控不同時間段的重點(diǎn)招展任務(wù)與戰(zhàn)術(shù)，從而在整體上有效把握招展進(jìn)度。